Для проверки фактического остатка наличных денег в организации и его соответствия данным учетной системы проводится инвентаризация кассы . Во время этой процедуры пересчитываются денежные средства, проверяется правильность оформления документов, а также установленная норма наличных.
Проведение процедуры инвентаризации позволяет собственнику или директору компании контролировать кассиров на предмет хищений или некачественной работы. Каждая организация на случай налоговой проверки должна иметь на руках заполненные и подписанные акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15 .
Порядок проведения инвентаризации кассы
Инвентаризация денежных средств в кассе регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. Процедура проводится на основании приказа, распоряжения или постановления руководителя организации. Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. В ее состав могут входить представители руководства организации, например, владелец или генеральный директор, и практически любые специалисты, в том числе бухгалтеры, юристы, сотрудники службы безопасности.
Порядок проведения инвентаризации кассы предполагает, что до начала процедуры комиссия получает последние (текущие) приходные и расходные документы о движении наличных денег. Кассиры, как материально ответственные лица, письменно подтверждают, что документы переданы комиссии или находятся в бухгалтерии, все денежные средства в кассе оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.
Далее порядком проведения инвентаризации предусматривается пересчет денег, находящихся в кассе. Полученную сумму комиссия сравнивает с учетными цифрами, зафиксированными в сданных до этого документах. Также обязательно проверяются данные, находящиеся в памяти контрольно-кассовых машин организации.
При проведении инвентаризации денежных средств в кассе необходимо соблюдать ряд методических указаний:
- комиссия должна присутствовать в полном составе, иначе результаты проверки будут считаться недействительными;
- все описи и акты инвентаризации должны заполняться не менее чем в двух экземплярах;
- пересчет денежных средств проходит при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров);
- документы подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица; в инвентаризационных актах не допускаются помарки — ошибки нужно исправлять путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных. Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.
Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации.
Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо. Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.
Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход — с него потом будет уплачен налог. Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник – кассир либо другое материально ответственное лицо.
Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств - на втором листе.
Как часто проводится инвентаризация кассы
Начинающих предпринимателей интересует вопрос, как часто проводится инвентаризация кассы. Она может проходить как в плановом, так и внеплановом режиме. В первом случае периодичность проверки регламентируется учетной политикой компании, которая может пересматриваться ежегодно. Помимо планового сценария есть моменты, когда проводить инвентаризацию наличных денежных средств обязательно:
- если денег в кассе больше или меньше, чем должно быть;
- когда меняется кассир (материально ответственное лицо);
- организационные преобразования, в том числе ликвидация юридического лица;
- форс-мажор — когда организации наносится ущерб, например, в результате стихийных бедствий;
- конец календарного года — это тоже повод для проведения инвентаризации кассы – проверка проводится в последний рабочий день декабря.
Облачный сервис для управления торговлей МойСклад поможет быстро наладить ведение кассы организации и складской учет , а также автоматизировать торговые точки при минимуме вложений.
Касса необходима учреждению для приема, хранения и выдачи денежных средств, бланков строгой отчетности, денежных документов. Рассмотрим в статье правила ведения кассовых операций, а также ошибки, выявляемые проверяющими в ходе инвентаризации кассы.
Согласно нормам п. 6 Инструкции № 157н субъект учета в целях организации бухгалтерского учета, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующими бухгалтерский учет, названной инструкцией, формирует учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством РФ полномочий. В учетной политике утверждается порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств, в том числе кассы. Следует заметить, что учреждения силовых министерств и ведомств являются субъектами учета.
В пункте 20 Инструкции № 157н определено, что инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится субъектом учета в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми Минфином в соответствии с законодательством РФ. Аналогичные положения содержатся в п. 11 Закона о бухгалтерском учете.
Принимая во внимание все вышесказанное, можно сделать вывод, что учреждения в своей учетной политике определяют порядок проведения инвентаризации кассы, руководствуясь Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее - Методические указания № 49).
Когда проведение инвентаризации кассы обязательно?
В пункте 1.5 Методических указаний № 49 поименованы случаи, когда проведение инвентаризации кассы обязательно, а именно:- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина.
Какими документами оформляется проведение инвентаризации?
Касса инвентаризируется в ходе выездной проверки (которая проводится учредителем, различными контрольными органами) и в результате мероприятий внутреннего контроля.В статье 19 Закона о бухгалтерском учете установлено, что экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
Для проведения инвентаризации в рамках внутреннего контроля в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая в том числе осуществляет проверку кассы (п. 2.2 Методических указаний № 49). Состав этой комиссии -утверждается приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний № 49).
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (ревизоры, экономисты и т. д.).
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.
До начала проверки фактического наличия денежных средств в кассе учреждения инвентаризационная комиссия получает приходные кассовые ордера (ф. 0310001) и расходные кассовые ордера (ф. 0310002), составленные в день проведения кассовых операций, которые еще не были отражены в кассовой книге (ф. 0504514).
При проведении инвентаризации (как в рамках внутреннего контроля, так и при внешних проверках) оформляются:
- инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) .
Она применяется для отражения результатов проверки бланков строгой отчетности и денежных документов, проведенной в учреждении. Заметим, что согласно п. 50 Инструкции № 162н денежные документы хранятся в кассе учреждения.
В инвентаризационной описи (ф. 0504086) выявляются расхождения между сведениями о фактическом наличии объекта учета и данными бухгалтерского учета путем их сопоставления;
- инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088) . Она применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения, то есть сведений о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведений по недостаче и излишкам, выявленным по результатам инвентаризации, номеров последних приходного и расходного кассовых ордеров.
Если в ходе проведения инвентаризации (в рамках внутреннего контроля) были выявлены излишки, недостача или иные отклонения фактических показателей от данных бухгалтерского учета, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) . В ней фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении.
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) является основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835) .
При проведении выездной инвентаризации кассы ее результаты отражаются в акте, составляемом по ее итогам.
Каковы особенности проведения проверки кассы?
Инвентаризация кассы предполагает:- выборочную проверку ведения журнала операций по счету «Касса», журнала операций с безналичными денежными -средствами;
- сверку первичных бухгалтерских документов с выписками по лицевым счетам, открытым в территориальных органах федерального казначейства, проверку правильности и законности их оформления;
- контроль за полнотой и своевременностью оприходования денежных средств, поступающих в кассу;
- проверку правильности списания денежных средств на расходы, использования их по целевому назначению (на выдачу заработной платы, командировки, хозяйственные нужды и т. д.);
- проверку наличия и сохранности денежных средств;
- контроль за соблюдением порядка ведения записей в кассовой книге;
- проверку наличия договора о материальной ответственности кассира;
- проверку соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе.
Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по талонам на ГСМ) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний № 49).
Какие нарушения выявляются в ходе инвентаризации кассы?
Как показывают результаты проверок, в ходе инвентаризации кассы выявляются следующие нарушения.Несоблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе учреждения
С 1 января 2013 года ведение кассовых операций казенными учреждениями осуществляется в соответствии с Положением № 373-П. Данным документом предусмотрено, что для ведения наличных денежных расчетов учреждению следует установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица после выведения в кассовой книге (ф. 0504514) суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (лимита остатка наличных денег).
Нормы п. 1.4 Положения № 373-П допускают наличие денежных средств в кассе учреждения в объеме, превышающем установленный лимит остатка наличных денежных средств, в выходные и праздничные дни.
Как определено в названном пункте, казенные учреждения обязаны хранить на лицевых счетах наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег (свободные денежные средства).
Накопление казенным учреждением наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, входящих в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера (других выплат), включая день получения наличных денег с лицевого счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни, если юридическое лицо производит в эти дни кассовые операции.
В других случаях накопление юридическим лицом в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.
Данный лимит определяется по правилам, приведенным в приложении к Положению № 373-П, либо устанавливается учредителем в отношении подведомственных ему учреждений.
Возложение обязанностей кассира на работника ввиду отсутствия работника, постоянно выполняющего функции кассира
При временном отсутствии работника, выполняющего обязанности кассира, его трудовые обязанности выполняет другой сотрудник без документального оформления. Как установлено в п. 1.6 Положения № 373-П, кассовые операции у юридического лица ведутся кассовым или иным работником, определенным указанными лицами из числа сотрудников этого юридического лица, с установлением работнику соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под подпись. Иными словами, на выполнение трудовых обязанностей временно отсутствующего кассира должен быть назначен приказом (распоряжением руководителя) другой сотрудник, причем дата приказа должна соответствовать дате начала периода отсутствия кассира.
Например, И. А. Иванов, выполняющий в учреждении функции кассира, с 19.08.2013 отбывает в отпуск. Об этом свидетельствует рапорт И. А. Иванова, подписанный руководителем учреждения. В приказе о возложении обязанности кассира на другого работника должна быть проставлена дата до 19.08.2013.
Нарушения в оформлении приходных и расходных кассовых ордеров
Часто в ходе проверки выявляется отсутствие подписей в расходных и приходных кассовых ордерах, на основании которых получались и выдавались денежные средства из кассы учреждения.Согласно п. 1.8 Положения № 373-П кассовые операции, производимые юридическим лицом, оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002).
Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) и расходный кассовый ордер (ф. 0310002) подписывает главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель либо кассир (п. 2.2 Положения № 373-П).
Если руководитель ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы, он подписывает эти документы.
Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы (п. 2.3 Положения № 373-П).
В случае ведения руководителем кассовых операций образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
В соответствии с п. 8 Инструкции № 157н первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при ее отсутствии - обязательных реквизитов, установленных п. 7 Инструкции № 157н), и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченного им на то лица.
Документы, которыми оформляются факты операций с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения - субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, документы, оформляющие финансовые вложения, договоры займа, кредитные договоры к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются, за исключением документов, подписываемых руководителем органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, особенности оформления которых определяются законами и (или) нормативными правовыми актами РФ. Указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, в случаях разногласий между руководителем субъекта учета (уполномоченным им лицом) и главным бухгалтером по поводу осуществления отдельных фактов хозяйственной жизни принимаются к исполнению и отражению в бухгалтерском учете с письменного распоряжения руководителя субъекта учета (уполномоченного им на то лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством РФ.
Таким образом, отсутствие подписи главного бухгалтера на расходных и приходных кассовых ордерах при проведении проверки соблюдения кассовой дисциплины за 2012 - 2013 годы является нарушением (п. 8 Инструкции № 157н, п. 1.8, 2.2, 2.3 Положения № 373-П).
Если проверка охватывает период, когда кассовые операции осуществлялись в соответствии с правилами, установленными Порядком № 40 , то проверяющие при проверке руководствуются нормами данного документа.
В Порядке № 40 говорится, что выдача наличных денег из кассы учреждения производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (по платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером учреждения или уполномоченными на это лицами (п. 14 Порядка № 40).
В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна.
В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.
Пунктом 20 Порядка № 40 установлено, что при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
Наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или уполномоченных на это лиц;
Правильность оформления документов;
Наличие перечисленных в документах приложений.
При несоблюдении одного из названных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Таким образом, отсутствие подписи главного бухгалтера на расходном кассовом ордере при ее наличии на заявлении при проведении проверки соблюдения учреждением кассовой дисциплины не признается нарушением кассовой дисциплины, если применялся Порядок № 40.
В кассовых документах не должно быть никаких исправлений (п. 2.1 Положения № 373-П, п. 10 Инструкции № 157н, п. 19 Порядка № 40).
Иногда проверяющие расценивают как нарушение отсутствие подписи кассира рядом со штампом «Получено» на приходном кассовом ордере (ф. 0310001). Обратимся к нормам законодательства, чтобы понять, правы ли они. Операции по поступлению денежных средств в кассу отражаются на основании приходного кассового ордера (ф. 0310001), форма которого и рекомендации по ее заполнению приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее - Постановление № 88). Согласно нормам п. 84 данного постановления приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как при ручной обработке данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром (в соответствующих графах документа).
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. -КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются:
По строке «Основание» - содержание хозяйственной операции;
По строке «В том числе» - сумма НДС, которая записывается цифрами, а если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «Без налога (НДС)».
В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Таким образом, Постановление № 88 не содержит требования о наличии подписи кассира рядом со штампом. Данное требование отсутствует и в Инструкции № 157н. Следовательно, отсутствие этой подписи рядом со штампом не является нарушением законодательства.
В кассе предприятия могут храниться:
- наличные денежные средства;
- ценные бумаги;
- денежные документы (марки, авиа- и железнодорожные билеты, путевки и т. п.);
- бланки строгой отчетности.
Для проверки их фактического остатка и соответствия этого остатка учетным данным проводится инвентаризация кассы. По итогам процедуры составляется акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе и проводится анализ полученных результатов.
Инвентаризация помогает:
- сократить число нарушений кассовой дисциплины;
- контролировать кассовых работников на предмет хищений и качества их работы.
Рассмотрим подробно ее последовательность, а также порядок заполения акта по форме № ИНВ-15 .
Когда проводится инвентаризация кассы
Согласно ч.3 ст.11 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации экономический субъект определяет самостоятельно в локальном нормативном акте (далее - ЛНА) с учетом положений Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49, которым утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее - Методические указания № 49). При этом существует ряд случаев, когда проверка является обязательной ():
- смена материально ответственных лиц;
- составление годовой бухгалтерской отчетности;
- передача имущества в аренду, его выкуп или продажа;
- выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- стихийные бедствия, пожар, аварии и т. п.;
- реорганизация / ликвидация организации.
Действущее законодательство также устанавливает иные случаи обязательной инвентаризации. Например, при продаже предприятия как имущественного комплекса (ст.561 ГК РФ). Помимо этого, руководство компании может дополнить законодательный список. Допустим, предусмотреть в ЛНА обязательную ежеквартальную ревизию кассы. Все указанные случаи являются основанием для плановых проверок.
Внеплановая (внезапная) инвентаризация проводится неожиданно для материально ответственного лица (кассира) с целью контроля его деятельности. Такая проверка осуществляется:
- по решению руководителя (с целью выявления причины возникшей ошибки или для усиления системы внутреннего контроля);
- по требованию следственных и контрольных органов.
Поскольку сроки проведения внеплановых ревизий на законодательном уровне не определены, значит установить их должен субъект предпринимательства.
Кто проводит инвентаризацию кассы
Инвентаризацией кассы занимается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (). Ее состав закрепляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (). В него входят:
- административно-управленческий персонал;
- бухгалтерские работники;
- работники службы безопасности и другие специалисты (экономисты, юристы, инженеры, техники и т. д.);
- представители службы внутреннего аудита компании, сторонние специалисты (например, сотрудники независимых аудиторских организаций и др.).
При этом не следует включать в члены комиссии или делать ее председателем материально ответственное лицо. В противном случае получится, что кассир проверяет сам себя. Тогда теряется весь смысл проверки.
Если предстоит большой объем работы, то для проведения инвентаризации можно создать еще и рабочую комиссию, также приказом (постановлением, распоряжением). Если проверить нужно немного, то осуществить проверку кассы может и ревизионная комиссия, т. е. создавать инвентаризационную комиссию не надо.
В ситуации, когда в штате числится всего один сотрудник, приказ о назначении инвентаризационной комиссии не издается. Создание такой комиссии подразумевает наличие в ее составе не менее 2-х человек - председателя и членов ( и ). Поэтому в организации, в которой числится только директор, инвентаризационную комиссию сформировать не получится.
Обратите внимание! Компания не обязана ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии, если ее состав остается неизменным.
До начала проверки материально ответственное лицо представляет инвентаризационной комиссии последние (текущие) кассовые документы. В частности, это приходные (форма № КО-1) и расходные кассовые ордера (форма № КО-2) или отчеты о движении денежных средств (например, справка -отчет кассира операциониста формы № КМ-6, Z-отчет и пр.).
Также ответственный работник письменно подтверждает, что:
- все документы, связанные с кассовыми расчетами, сданы в бухгалтерию или вручены комиссии;
- поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Забежим немного вперед и отметим, что для этого в акте инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 предусмотрен специальный раздел «Расписка».
Председатель комиссии визирует полученные документы с указанием «до инветаризации на «(дата)»». Это служит основанием для определения работниками бухгалтерии остатков денежных ценностей по данным бухгалтерского учета к моменту начала инвентаризации.
Пересчитывается денежная наличность (бумажные купюры и монеты), а также другие ценности в присутсвии всех членов комиссии. Фактический остаток сверяется с данными кассовой книги. Если кассовый учет автоматизирован, то он сопоставляется с данными программы.
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности производится по ():
- видам с учетом их начального и конечного номеров;
- местам хранения;
- материально ответственным лицам.
Результаты инвентаризации кассы
По итогам проверки инвентаризационная комиссия составляет акт инвентаризации наличных денежных средств . При этом используется его уфиницированная форма № ИНВ-15 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88) или та, что разработана самим предприятием (ч.4 ). Все зависит от того, какие формы документов для отражения результатов инвентаризации утверждены в учетной политике.
Вся информация, полученная в ходе проверки, обобщается в акте, который составляется не менее чем в 2-х экземплярах (). Его можно заполнить:
- на компьютере;
- от руки (черной или синей ручкой, без помароки подчисток).
В акте не допускается оставлять пустые строки. Документ подписывается председателем и всеми членами комиссии. А также материально ответственным лицом, которое таким образом подтверждает, что все перечисленные в акте денежные средства находятся на его ответственном хранении.
В специальном разделе акта инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) кассир дает письменное объяснение излишков или недостач, если таковые выявлены в результате проверки.
Если в акт необходимо внести какие-либо исправления, то их должны оговорить и подписать все члены комиссии и материально ответственные лица. Причем исправляются все экземпляры документа.
В.В. Бородина , аудитор, член ИПБ России
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций относит к разделу «Денежные средства» следующие счета: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», 58 «Финансовые вложения» и 59 «Резерв под обесценение финансовых вложений». При проведении инвентаризации денежных средств организации необходимо проверить фактическое наличие денежных средств и документов, подтверждающих их наличие.
Общие правила проведения инвентаризации содержатся в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, далее – Методические указания). Остановимся на особенностях инвентаризации денежных средств и финансовых вложений.
Касса
На счете 50 «Касса» учитываются:
- наличные денежные средства в кассе организации (субсчет 50-1 «Касса организации»);
- денежные средства в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. (субсчет 50-2 «Операционная касса»);
- находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы (субсчет 50-3 «Денежные документы»).
По общему правилу (п. 2.4 Методических указаний) до начала инвентаризации кассы инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств. Материально ответственные лица (а кассиры относятся к таким лицам) дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества.
Обратите внимание, что во время инвентаризации кассы операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся. Так сказано в Указаниях по применению и заполнению акта инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15), содержащихся в постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. письмом ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40, далее – Порядок ведения кассовых операций). На это указывает пункт 3.39 Методических указаний.
Согласно разделу «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины» Порядка ведения кассовых операций в установленные руководителем предприятия сроки, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
В остальном технология проведения ревизии кассы совпадает с общими правилами проведения инвентаризации, предусмотренными Методическими указаниями. Кроме того, несмотря на актуальность Порядка ведения кассовых операций, он не является исчерпывающим. Отдельные вопросы инвентаризации кассы и кассовых документов отражены в той или иной мере в других нормативных документах.
Согласно пунктам 3.40-3.41 Методических указаний, при подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
При инвентаризации кассы инвентаризационная комиссия прежде всего проводит пересчет наличных денег, находящихся в кассе. Полученная сумма сравнивается с последней итоговой записью в кассовой книге и остатком по субсчету 50-1 «Касса организации».
Напомним, что на субсчете 50-1 учитываются только операции, осуществляемые в рублях РФ. Если же организация осуществляет кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 открываются соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой иностранной валюты. Иностранная валюта также должна быть пересчитана, а результат пересчета сравнен с остатками по соответствующим субсчетам и кассовой книгой.
Тщательная инвентаризация должна быть организована на субсчете 50-2 «Операционная касса», на котором учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Как показывает практика аудита, в указанных местах, находящихся на разных территориях, ослаблен внутренний контроль учета. Это приводит к нарушениям в бухгалтерском и налоговом учете, а также в отчетности.
Проверка субсчета 50-3 «Денежные документы» и аналитики к нему покажет возможные отклонения в учете почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Поскольку учет на этом субсчете ведется в сумме фактических затрат на приобретение денежных документов, при инвентаризации необходимо проверить собственно наличие таких документов и документов, подтверждающих расходы на приобретение.
В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон № 54-ФЗ) все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении расчетов наличными деньгами или с использованием платежных карт обязаны использовать контрольно-кассовую технику (ст. 2 Закона № 54-ФЗ). Следовательно, проводя инвентаризацию кассы, необходимо проверить показания контрольно-кассовых аппаратов и данные, указанные в первичных учетных документах. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин и указания по их применению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.
Статьей 2 Закона № 54-ФЗ организациям и индивидуальным предпринимателям предоставлено право осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.
Обратите внимание, что названные выше услуги определяются в соответствии с Общероссийским классификатором услуг населению (утв. постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 № 163). Если организации или индивидуальные предприниматели оказывают услуги, не перечисленные в данном классификаторе, они должны применять ККТ в общем порядке. Такой вывод можно сделать из письма Минфина России от 15.12.2008 № 03-01-15/12-376.
Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения утвержден постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 . Согласно пункту 17 данного порядка, инвентаризация бланков документов осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.
Отдельные вопросы применения ККТ и бланков строгой отчетности разъяснены в письме ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@.
Когда проводится инвентаризация
Согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и пункту 1.5 Методических указаний, проведение инвентаризации, в частности, обязательно:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.
Расчетные, валютные и специальные счета
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном, валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков по счетам 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» (кроме субсчета 55-3 «Депозитные счета») по данным бухгалтерского учета организации с данными выписок банков. Такой вывод следует из пункта 3.43 Методических указаний.
У организации могут быть денежные средства в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящиеся на территории Российской Федерации и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах. С целью их проверки, а также проверки движения средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению, необходимо проанализировать данные учета по счету 55 «Специальные счета в банках» и его субсчетах 55-1 «Аккредитивы», 55-2 «Чековые книжки», 55-3 «Депозитные счета» и др.
Необходимо организовать тщательную проверку аналитического учета по всем субсчетам, открытым к счету 55. Кроме того, в филиалах, представительствах и иных структурных подразделениях организаций, выделенных на отдельный баланс, которым открыты текущие счета в кредитных организациях для осуществления текущих расходов (оплата труда, отдельные хозяйственные расходы, командировочные суммы и т.п.), необходимо проверить отдельный субсчет к счету 55 по движению указанных средств. При проверке необходимо учесть, что денежные средства в иностранных валютах учитываются на счете 55 обособленно по видам валют.
Проверке аналитического учета по счету 55 и его субсчетам подлежат денежные средства в аккредитивах, чековых книжках, депозитах и т.п. как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами.
Денежные средства в пути
Данные учета денежных средств (переводов) в валюте Российской Федерации и иностранных валютах в пути, то есть денежных сумм (преимущественно выручка от продажи товаров организаций, осуществляющих торговую деятельность), внесенных в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленных по назначению, необходимо проверить на счете 57 «Переводы в пути».
Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм остатков на счете 57 «Переводы в пути» с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. На это указывает пункт 3.42 Методических указаний.
Порядок инвентаризации
При проведении любой инвентаризации, в том числе инвентаризации денежных средств, необходимо соблюдать общие требования к данной процедуре, установленные Методическими указаниями. Напомним основные из них:
- отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3);
- сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5);
- проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8);
- в инвентаризационных описях и актах не допускаются помарки и подчистки, ошибки исправляются во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей (п. 2.9);
- описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица (п. 2.10).
Финансовые вложения
К разделу «Денежные средства» Плана счетов отнесен счет 58 «Финансовые вложения» с соответствующими субсчетами. Порядок инвентаризации финансовых вложений подробно прописан в пунктах 3.9-3.14 Методических указаний.
Так, при инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы.
При проверке фактического наличия ценных бумаг в соответствии с пунктом 3.10 Методических указаний устанавливается:
- правильность оформления ценных бумаг;
- реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;
- сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);
- своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете является важным моментом учетного процесса. В бухгалтерии проверяются все соответствующие документы (ведомости, описи, акты и т.п.), выявляются отклонения и их причины, рассматриваются виновные лица.
В соответствии с пунктом 5 статьи 8 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.
Как следует из пункта 5.1 Методических указаний и пункта 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
- денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
- недостачи денежных средств и другого имущества относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у государственного (муниципального) учреждения.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. На это указывает пункт 5.5 Методических указаний.
Суммы недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленные в процессе их заготовления, хранения и продажи, независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) или виновных лиц, должны отражаться в соответствии с Планом счетов на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При этом поступления и возмещение причиненных организации убытков в течение отчетного периода отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами учета расчетов.
В текущем учете при выявлении в ходе инвентаризации материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, учет по возмещению расходов осуществляется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Как сказано в Инструкции по применению Плана счетов, в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценности).
По кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» записи производятся в корреспонденции со счетами:
- учета денежных средств – на суммы внесенных платежей;
- 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – на суммы удержаний из заработной платы;
- 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска. Впоследствии данные суммы списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы».
Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации.
Вопрос
Добрый день!
Хотелось уточнить инвентаризация кассы на малых предприятиях сколько раз должна проходить в год? Это должно закреплено быть в учетной политике?
С уважением, Елена
Ответ
Сроки проведения инвентаризации кассы определяются экономическим субъектом в порядке, аналогичном для сроков проведения инвентаризации других активов организации. Инвентаризация кассы проводится не реже чем один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. В течение года могут проводиться внеплановые (внезапные) проверки. Срок проведения таких проверок заранее не известен и конкретизируется приказом об инвентаризации кассы, составленным, например, по форме N ИНВ-22. В положении об инвентаризации (или учетной политике) могут устанавливаться сроки плановых проверок кассы, а также количество внезапных ревизий кассы в течение года.
Есть случаи когда организация обязана провести инвентаризацию (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):
— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года (п. 38 ПБУ 4/99);
— при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было вверено материально ответственному лицу;
— при выявлении фактов хищения или порчи имущества (Письмо Минфина от 25.12.2015 N 07-01-12/76134).
Смежные вопросы:
-
По какой цене имеет право ИП, принять оприходования (излишки) на склад? И как правильно документально оформить оприходования?
✒ Определяя размер внереализационного дохода в виде выявленных в ходе инвентаризации…... -
Учет выявленных в ходе инвентаризации недостачи и излишков.
✒ Бухгалтерский учет излишков Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов. Стоимость излишков определяется на дату…... -
Здравствуйте! ИП оказывает консультационные услуги для ООО за наличный расчет. Наличные деньги для оплаты ООО планирует снять со своего расчетного счета и выдать их из кассы предприятия по расходному кассовому…... -
Подтвердите пожалуйста правила документооборота аттестации. Положение об аттестации, график аттестации в локальных актах, изменение должностей отражаются в Т2, протоколы в личных делах. Это правильно? Спасибо
✒ Для проведения аттестации…...