Примеры хранения документов в семье. Как создать семейный архив. Фотографии и фотоальбомы

Как надежно, безопасно и приватно, хранить семейный фотоархив - иногда об этом клиенты спросят, иногда - сам подумаешь, потому-что не все семейные фотографии отпечатаны (да и не все этого достойны); файлы хранятся на личных устройствах, киберугрозы развиваются на таких скоростях, что нет сомнений - защищено то, что отключено от интернета. Но семья об этом не должна знать. Ее привилегия - это совместный просмотр фотографий, обсуждения и воспоминания. Моя обязанность, как фотографа, обеспечить:

Сохранность отпечатков (и удобство их просмотра).
Сохранность цифрового архива (и удобный доступ к нему).

Семейный архив меньше.
Семейный архив реже обновляется.
Семейный архив - комбинированный облик: печать и электронные файлы.

Немного мыслей и расчетов, и подобрал следующее решение:

Основа семейного архива - отпечатки. Они хранятся в альбомах; наиболее значимые, которые выгодно смотрятся в интерьере, - оформлены по всем музейным стандартам (в рамах, под стеклом) и украшают стены.
Цифровой архив - коллекция цифровых позитивов, которые иногда листаешь на всех устройствах, или печатаешь, чтобы дополнить основу семейного архива. Под эти цели выделил отдельный диск, и отдельную ПК-сборку, как основу для частного облака.

Получилось удобно и надежно. Не сейчас, а на годы вперед (учел основные векторы развития технологий).

Появилось время - решил написать заметку, чтобы рассказать:

Как навести порядок в семейном фотоархиве.
Как защитить его от внешних угроз и своих ошибок.
Как все сделать с минимальными затратами: времени и денег.

Пишу для простого обывателя.

Чтобы не запутаться, мне и вам, укажу основные разделы:

Семейный фотоархив
- Что хранить
- Где хранить
- Как хранить
Часто задаваемые вопросы
- Цифра или печать, все-таки
P. S.

Семейный фотоархив

Что же такое семейный фотоархив?

Чем дольше в профессии, тем реже фотографирую свою жизнь, потому-что:

Не все нужно пересматривать позднее, важно осознать момент.
Не все, что происходит в жизни, подлежит хронологической записи.

Такой подход избавил от «мусора»:

«Как здорово, что все мы здесь сегодня собрались!»
«Посмотри: что купили, приготовили, подарили, съели!»
«Как вокруг прекрасно, или плохо, или может быть - произошло горе!»
«Посмотри: как было давно, или далеко, или как жили, отдыхали, веселились!»

Семья - общность людей, их ценности (не материальные) и преображения - вот, что мне (и возможно многим) интересно; иного попросту не фотографирую. «Обратная сторона медали» - семейный фотоархив невелик; его можно пересмотреть за вечер. Каждый снимок отражает образ человека, содержит в себе повествование и является фотографией. «Проходные кадры», как мы именуем их во время рабочего процесса, исключены в быту; что было ранее - удалил и поэтому семейный архив, в моем понимании, это собрание, а не свалка. И на этой огромной разнице построено все дальнейшее повествование.

Что хранить

Традиционный архив - это два типа снимков:

Те, которые мы никогда не смотрим, и никому не показываем. Большинство подобных, малозначимых кадров, обесценивается быстрее, чем происходит запись на диск. Часто - в момент создания. Обычно, человек не замечает их «естественную» утрату, отсюда и совет - не стоит отвлекаться на их каталогизацию, печать и оформление.
Те, которые мы хотим сохранить на 20-30-50-100 лет. Штучные работы или случайные кадры, сделанные в нужный момент, или редким мастером, ценные для изображенного и его близких. Их утрата равноценна потере семейной реликвии, а чтобы сохранить на долгие годы - не существует цен, потому-что важнее ценность (произведения).

Наведение порядка начинается с учета: сколько первых, и есть ли вторые. Следующий шаг - создание отпечатков, их оформление и размещение в альбомах, или в интерьере. Фотокниги и различные виды накатки, на картон или дибонд, рекомендую исключить - такие «продукты» недолговечны (всему виной - клеевые основы). Для архивации произведений необходимо (и в этом нет сомнений) учитывать музейно-галерейные стандарты (), чтобы добиться сохранности кадров, наиболее ценных, в течении многих лет.

Если фотоальбомы неудобны, или просто - не удалось найти «чистый», без многослойных и китайских материалов, то можно изготовить (или заказать) деревянные шкатулки, или короба, которые защитят фотографии от контакта с внешней окружающей средой. Выбор за вами. Но, как вы уже понимаете, это только начало.

Кроме отпечатков, мы храним (зачастую) электронные копии - позитивы; их сохранность - отдельный момент, на который стоит обратить внимание.

Где хранить

Первое, что приходит в голову, когда нужно обеспечить сохранность цифрового архива:

Оптические диски.
USB-флеш-накопители.
Мобильные устройства.
Облачные онлайн сервисы.
Внешние дисковые накопители.
Сетевые файловые хранилища (NAS).
Ноутбук или стационарный компьютер.

Но ни одно из решений нельзя назвать абсолютным:

Оптические диски идеальны для консервации (данные не подвержены заражению, или искажению), но стоит нарушить условия хранения - беда; скорость доступа - так же является недостатком.
USB-флеш-накопители недолговечны, подвержены заражению, и больше подходят для временной передачи данных - типографии, или кому-то из родственников, к примеру, и можно сказать, что удобство - единственное преимущество этих накопителей.
Мобильные устройства уязвимы и недолговечны, и подходят для создания бытовых (и, как вы верно понимаете, временных) кадров, и для удаленного доступа к архиву. А вот расценивать смартфон - как хранилище цифрового архива - не стоит.
Облачные онлайн сервисы удобны, но не защищают данные от ошибок пользователя и повреждения данных, в случае заражения шифровальщиками. Удобство доступа - да, это сервис, но получите ли вы доступ к данным через 20-50 лет - никто не знает.
Внешние дисковые накопители подвержены заражению, физическим повреждениям и, если вовремя задуматься, идеально подходят для хранения резервных копий, отдельно от устройства, которое отвечает за сохранность вашего цифрового архива.
Сетевые файловые хранилища (NAS) подвержены заражению, но помогают настроить общий доступ, для всей семьи, снизить риски потери данных, в случае сбоя диска, или ошибки пользователя; компромиссное решение, наиболее надежное из всех.
Ноутбук или стационарный компьютер - компромиссное решение; надежность (и его возможности) зависит от пользователя, его понимания задачи, навыков каталогизации, умения подобрать политику резервного копирования и запасной вариант.

Поэтому необходим комбинированный подход, чтобы исключить возможность утраты кадров (или их неправомерной публикации в открытом доступе). Важно не просто выбрать еще один вариант, а закрыть уязвимость основного решения. Возможные сценарии:

Оригинальный архив на ПК.
- Первая резервная копия на внешнем диске.
- Вторая - на домашнем файловом сервере.
- Консервация - запись на оптический диск.

Оригинальный архив на ПК.
- Копия - на файловом сервере, на котором настроено личное «облако» (доступ).
- Резервная копия на внешнем диске.
- Консервация - запись на оптический диск (если очень хочется).

Конечно, можно объединить сценарии и упростить:

Настроить «облако» на ПК, чтобы исключить файловый сервер из сценария.
- Бэкап делать на внешний диск.

Но получится менее надежно, потому-что если данные повредит вирус, единственная точная, самая актуальная, копия - внешний диск, и если на момент заражения диск будет подключен к ПК, то данные могут быть утрачены навсегда.

Примечание:

Почему личное облако на домашнем сервере, а не онлайн сервис? - справедливый вопрос. С ним я обратился к ребятам из Paragon Software Group, когда . И вот фрагмент диалога:

Paragon Software Group : Конечно, вы настраиваете сетевое хранилище для рабочих целей и, в скором времени, планируете добавить еще одно - для семьи. О надежности вы подумали и даже от RAID не отказываетесь, но удобство доступа? Сеть - это для вас, или семьи, но есть ограничение - локально, дома. Конечно, чтобы удовлетворить все потребности, вам нужно и онлайн-доступ предусмотреть, и тот же ownCloud (или его форк Nextcloud) вам помогут, и вы не затратите много времени, за годы многое оптимизировали (сейчас настроить облако - 5-7 минут вашего времени). Если вы не доверяете сервисам, не хотите лишних затрат, любите все контролировать на своей стороне - личное «облако» вам пригодится. Не хотите волноваться, или уверены, что никогда не забудете данные для авторизации - можно пользоваться онлайн сервисами. Только не забывайте, что не все собирают файловые хранилища самостоятельно и кто знает, возможно, вы однажды тоже купите , и там все предустановлено, и никакого дополнительного ПО не нужно.

Как хранить

Еще хотелось бы уточнить следующие моменты:

Традиционные фотографии - отпечатки - боятся влажности и, в меньшей степени, о чем задумаешься, если внимательно изучаешь работу галереи, - ультрафиолета. Если домашние условия нормальные (уровень влажности - 40-60%, и температура воздуха от 10 до 25°С, отсутствуют прямые солнечные лучи), то все хорошо, если нет - смело меняйте условия, иначе фотографии состарятся раньше времени.
«Руками не трогать!» - очень хорошее правило, которое убережет музейное стекло от загрязнений, а вас от необходимости искать деионизированную воду, которая идеальна для очистки стекол музейного качества.

Но это отпечатки, что касается цифрового архива, то:

Регулярно отслеживайте «здоровье» дисковых накопителей. S.M.A.R.T. - это опора, а утилиты, под и Windows , - отличные помощники.
Регулярно делайте резервные копии и проверяйте их целостность. Backup & Recovery , как оптимальный вариант для домашнего использования.

Только внимание и своевременное устранение недочетов, позволят сохранить ваши отпечатки (и цифровые позитивы) в течении многих лет.

Часто задаваемые вопросы

Сохранность фотографий - тема, которая беспокоит многих заказчиков. Помимо вопросов, с которыми мы уже разобрались, есть и другие - косвенные, которые необходимо учитывать и разбирать сразу, а не спустя время:

Стоит ли хранить фотографии в соцмедиа?
Где сохранить фотографии на всю жизнь?
Цифра или печать, все-таки?

Лукавить не стану, процитирую свои обычные ответы:

Стоит ли хранить фотографии в соцмедиа

— Почему? Удобно, приватно и надежно.

— Скорее бесплатно и потому приятно.

— Не без этого, конечно. Но все же, почему я не могу разместить свой архив в соцмедиа?

— Можно и нужно - это не одно и тоже. Вы можете хранить копию фотоархива в социальных сетях; вы можете пользоваться удобством сервиса; вы можете настроить каталогизацию, даже бэкап, с помощью сторонних средств, но… нужно ли: отказываться от приватной жизни, ради настроек приватности; отказываться от исходных данных, ради конвертированных файлов; от возможности лицезреть подлинник, ради некачественной копии; от полноценного фотоархива - все контролируется вами - ради «удобства»: зависимости от сервиса, и пользовательского соглашения (полезно читать, неплохо отрезвляет от маркетинг-спячки), и прочих условий, где вы, как пользователь, остаетесь один на один с проблемой (их очень много).

— Не приходилось обо всем этом задумываться…

— Увы, но это далеко не все, что стоило бы знать про соцмедиа.

Где сохранить фотографии на всю жизнь

— В памяти.

— Абстрактный ответ. Можно точнее?

— Общие вопросы подразумевают именно такие ответы. Не понимаю, что вас удивило.

Цифра или печать, все-таки

— Электронный архив - дешево и компактно. Отпечатки - качественно и приятно. Если вам, или вашей семье, важно сохранить архив надолго, то лучше комбинировать решения (об этом все уже рассказал в заметке), чтобы наслаждаться традиционной фотографией - отпечатками, репродукциями, но вдруг беда - нарушение условий хранения или неосторожное обращение - утрата исключена. Файлы - удобство, бумага - ценность. И вместе, они дополняют друг друга, и продлевают годы жизни семейного фотоархива.

— «И», а не «или», верно?

— Да, именно так.

P. S.

Появятся мысли, о чем-то еще задумаюсь, что-то изменю - дополню заметку.

Чем больше разрастается цифровой архив, тем яснее (для меня) становится, что в одном аспекте принципиальной разницы между пленочной и цифровой фотографией нет. Как раньше из всей съемки (пленка или несколько пленок) печаталось несколько лучших снимков, а прочие ЗАБЫВАЛИСЬ НАВСЕГДА, так и сейчас только из «запланированных» или уж очень хороших снимков остается что-то, имеющее шанс хоть раз быть увиденным кем-то. Одна из причин такого положения вещей - стрельба очередями при ограничении по времени - продуктивнее одиночной, а мусор удалять жалко. Другая - фотосъемка сама по себе занятие увлекательное. (Можно снимать, намеренно не зарядив пленку или не установив карту памяти. И тогда фотографа не будет мучить груз необработанных съемок.)

Если уж съемка ведется ради результата, то следует так организовать рабочий процесс, чтобы этот результат получался. Причем получался без неразумных трудозатрат и отрицательных эмоций. Фотографу, выполняющему чье-то задание, проще. Он обязан сдать качественные снимки. О их судьбе позаботится заказчик. И за организацию рабочего процесса фотограф ответственности не несет.

Как быть, если фотограф снимает для себя? Наверное, прежде всего честно решить, снимать на результат или «не заряжая пленку». Если на результат - что им считать? Для одних это будет серия отпечатков, для других - слайд-фильм, для третьих - привязанный к глобусу фотоотчет о путешествии и т. д. Кроме конечного результата, есть еще промежуточный. Это организованный фотоархив. То, куда фотограф съемку складывает и откуда при необходимости извлекает нужный ему файл или кадр на пленке. Как архив вести? После нескольких тысяч снимков, очень вероятно, фотограф начнет искать ответ на этот вопрос.

Рутина первичной обработки снимков для архива не так занимательна, как сама съемка. И удовлетворение она приносит не в процессе работы, а после. Когда без труда находишь требуемый снимок или можешь приступать к решению конкретной задачи, не тратя времени (и нервов) на поиски необходимого в кучах мусора.

Как работать со снимками, как их отбирать, сортировать, где и как хранить - ответы на эти вопросы - составляющие технологии фотоархивирования. Опишу свою версию этой технологии.

Предварительно замечу, что я испытал специализированные программы, которые, в том числе, предназначены для организации фотоархива. Это Adobe Lightroom , Canon Digital Photo Professional , Apple Aperture . Но их эффективность, в части организации архива и поиска данных, ограничивается не очень высокой производительностью моего компьютера. Все здорово, но у меня быстрее получается найти нужный файл/диск по записям «в блокноте», чем по метаданным. Да и с метаданными не так все просто - RAW файлы пока совместимы с ключевыми словами и прочими удобными для поиска тегами, мягко говоря, не в полной мере. Поэтому мой способ ведения архива архаичный - без электронных баз данных и метаданных. И, мне кажется, пока в этом его преимущества.

Я формирую архив в несколько этапов:
1) отбор из серии снимков тех, которые представляют интерес и удаление прочих;
2) формирование первичной подборки достойных хранения снимков, запись подборки на устройство постоянного хранения (DVD, жесткий диск) - в архив, ведение реестра съемок;
3) отбор снимков в оперативный архив для конкретных проектов (для печати, для слайд-фильмов, для заказчиков и т. п.) и отбор самых лучших снимков в тематические подборки.Первый этап. Отбор снимков.

Я отбираю снимки, которые стоит сохранить, сначала в камере, а затем на компьютере. Не смотря на сравнительно маленький дисплей камеры (что компенсировать подключением ее к телевизору), первичный отбор начинать стоит именно с ее помощью. В процессе съемки, если есть свободное время, я стараюсь просматривать снятое, удалять явный брак, защищаю от стирания то, что явно удалось. Это не только экономит время на последующую обработку, но и позволяет решить, что из задуманного еще не снято.

После съемки я еще раз отсматриваю снятое на камере (часто делаю это в дороге), защищаю от удаления (эта функция есть у большинства камер) все стоящие и затем удаляю прочее.

Далее снимки с карты памяти копируются всей папкой на компьютер в специальную общую папку, которую можно назвать, к примеру, «Первичный отбор». Снимки еще раз отсматриваются и еще раз удаляется брак и лишнее.

Для просмотра снимков на компьютере я предпочитаю прочим программам (обзор старой версии программы на сайте). Она стабильно и быстро работает даже на нетбуке и поддерживает RAW файлы большинства камер (в «профессиональных» пакетах работы с графикой поддержка RAW новых камер, бывает, отстает по времени от FastStone Image Viewer ). С ней у меня пока не случалось сбоев, приводящих к исчезновению файлов (что иногда случается с другими и, даже, профессиональными программами). Второй этап. Формирование подборки снимков для записи.

Чтобы облегчить поиск снимков в будущем, отобранные для архивирования фотографии, я переименовываю. Это своеобразная замена метаданных. Ее явный минус - краткость описания, а плюс - очевидность (имя файла отображает любой «проводник»). Обычно, у файлов одной сессии есть общая тема. На первом этапе переименования всем файлам к их исходному имени добавляется название этой темы. На следующем, если это необходимо, отдельным группам файлов к имени добавляется еще более подробное описание.

На первых порах работы над архивом я придерживался правил, которые, как мне казалось, повысят надежность читаемости имен файлов. Описания записывались латиницей и ставились они после заданного камерой имени/номера файла (к примеру, «IMG_1234.RAW» становился «IMG_1234_NAME.RAW»). Сейчас, когда с кириллическими именами файлов и длинными именами проблем, кажется, нет, эти правила не так уж и актуальны. Но я, по привычке, им следую.

Для переименования большой группы снимков я использую программу . Диалог переименования у нее наглядный и эффективный:

Если требуется задать более детальные имена отдельным файлам, я это делаю в FastStone Image Viewer . Чтобы переименовать несколько файлов, их нужно выбрать в режиме просмотра миниатюр и вызвать команду «переименовать выбранное»:

Особенно детально задавать имена файлов не имеет смысла. Фактически, свои, актуальные для себя файлы фотограф держит в голове (или вспоминает в общих чертах при работе над конкретной задачей) и описание лишь помогает ему в их поиске. Развернутые описания, использование метаданных - все это актуально для больших архивов снимков, чтобы реализовать поиск не конкретного снимка, а любого, удовлетворяющего конкретным требованиям (как это делается, к примеру, в фотобанках).

После отбора снимков для архива и их переименования, папка с подборкой (в названии которой - «ПАПКА_ОПИСАНИЕ_ДАТА» должна быть отражена тематика снимков, и возможно, дата) перемещается в архив. Это может быть отдельный жесткий диск или DVD диски. Я предпочел второй вариант.

Для эффективного использования DVD, до записи нужно сформировать подборку папок с общим объемом, примерно, 4 ГБ. Такие подборки лучше создавать в отдельной папке. Ее можно назвать, к примеру, «Для записи». Таким образом, для процесса архивирования у меня обязательное создаются две (кроме прочих) папки: «Первичный отбор» и «Для записи». После первичного отбора и переименования данных, папка со съемкой переносится в папку «Для записи».

При хранении данных на DVD, как и при хранении на отдельном жестком диске, искать нужную папку со съемкой проще, если вести реестр данных. Я использую для этого табличный файл, в котором каждому формируемому для записи DVD соответствует строчка записи об этом диске с номером и содержанием. Этот табличный файл записывается на диск вместе с фотографиями. Таким образом, каждый DVD диск архива содержит описание всех созданных до него дисков и его самого.

В целях большей надежности хранения данных, я записываю две копии DVD и на каждом диске делаю надпись - номер, соответствующий номеру в реестре, а так же наношу на диск краткое описание съемок. Когда диски записаны, я проверяю их читаемость. Обычно, обработка данных занимает не так уж и много времени, условно говоря, часы. Закончив со вторым этапом, я спокойно удаляю данные с карты памяти, на которую осуществлялась последняя съемка. А после этого перехожу к третьему этапу. Третий этап. Оперативный архив. Тематические и целевые подборки.

После записи данных на DVD в папке «Для записи» еще остаются данные. Теперь их можно «разбросать» по тематическим папкам со снимками и целевым папкам оперативного архива. Тематические папки со снимками это подборки лучших снимков тех тем, на которые вы снимаете. Это подборки по темам для которых еще не ясно, как их можно использовать. Главная их особенность - высокое качество. Целевые папки - папки для конкретных текущих задач: печать, подготовка слайд-фильмов, для фотобанков, для конкретных заказов. «Разбрасывание» снимков производится копированием в тематические и целевые папки с помощью все той же программы FastStone Image Viewer .

Структура моего фотоархива. Для целей более эффективной самоорганизации, я пронумеровал папки архива по порядку выполнения работ. В «0» папку переносятся данные с карт памяти. После просмотра и переименовывания папка со снимками переносится в папку «_DVD_For_Recrod» - для формирования подборки для DVD объемом, примерно, в 4 ГБ. После записи DVD лучшие файлы переносятся в тематические подпапки папки «1» (некоторые из них показаны в правом окне проводника), а так же целевые папки «2» и «3».

Закончив сортировку, папку съемки из раздела «Для записи» можно удалять. На этом процесс архивирования снимков завершается.

Отмечу, что именно в оперативном архиве находятся файлы, с которыми и приходится работать. Это довольно компактный архив объемом в сотню гигабайт, в отличие от постоянного архива, в котором сотня DVD. Так как он ценен и, пока, сравнительно компактен, я храню его синхронную копию на отдельном внешнем жестком диске.

Организованное хранение вашей семейной «истории» означает их хранение в соответствии с определёнными правилами. В этой статье мы вкратце опишем 5 простых шагов, которые помогут вам привести в порядок ваш «семейный архив» документов и фотографий и обеспечить легкий поиск требуемой вещи в случае необходимости.

Шаг 1. Собрать всё в одном месте

Перед началом работы по архивации вашей истории или семейного архива вы должны определить довольно просторное место (комнату). Тут вы сможете собрать всё искомое воедино. Это поможет вам видеть все вещи сразу и не метаться по дому в поисках того или иного документа, фотоальбома, сувенира и пр. При этом следует придерживаться правила: если вещи размещены в определенных конвертах, коробках или папках, сначала держите их там, где они находятся первоначально. Хотя некоторая часть этих коробок, конвертов и папок наполнялась без какой–либо организации, большинство из них наверняка заполнялись с определённым смыслом. Например, в конверте собраны фотографии определённой даты, места, события и т.д.

Итак, первый шаг – ознакомиться с содержанием каждого конверта, папки, коробки. В большинстве случаев вы, скорее всего, столкнётесь со случаем, когда вещи сваливались безо всякой системы. И ваша задача теперь – разобрать этот хаос и определить будущую систему хранения каталогизации вещей.

Шаг 2. Сканируйте документы и фото. Делайте заметки, упорядочивайте вещи по типу

Сгруппируйте фотографии, документы, вещи по их типу, дате и т.п. Разложите их в определённом вами порядке. Сразу делайте заметки, в какой «кучке» что собрано. Теперь можно приступить к сканированию фотографий и документов.

Сканируя документы и фотографии, сразу размещайте их сканы в соответствующие папки вашего компьютера с обязательным соблюдением «иерархии» этих папок. Назовите общую папку «Семейный архив», а внутри неё стройте дерево иерархии.

Шаг 3. Выберете коробки, папки и органайзеры для хранения вещей

Важный шаг выбор правильного типа коробок и папок для размещения ваших рассортированных предметов.

Фотографии желательно собирать в альбомы в зависимости от размера фотографий и строго придерживаться принятых правил: по субъектам, датам, возрасту субъекта и т.п.

Важные бумажные документы в плохом состоянии стоит заламинировать. Это сохранит их дольше, чем файл. Но в случае невозможности этого, сложите их внутрь прозрачного файла вместе с листом обычной сухой бумаги, выдавите воздух и оденьте файлы в жесткую папку .
Так же с листом чистой сухой бумаги хранят старинные бумажные деньги, по одной купюре в один файл. Есть файлы размером вполовину от обычного листа. Их обычно используют бухгалтера для банковских выписок.

Очень хорошим местом хранения документов и фотографий являются специальные шкафы-стелажи или коробки. Коробки для хранения должны быть крепкими, с плотными крышками, разного размера для предметов разной величины.

Внутрь коробок положите пакетики с силикогелем, для предотвращения сырости. Для бумажного семейного архива сырость и сухость — враги номер один. Особо ценные для вас вещи следует хранить в банковских ячейках.

Шаг 4: Выберите место, куда вы собираетесь сложить вещи

Теперь, когда вы рассортировали вещи и сложили их в соответствующие коробки, альбомы и пр., следует подумать о месте их хранения. Главным приоритетом при этом должна быть сохранность вещей. Соблюдайте следующие правила хранения:

избегайте для хранения таких мест, как холодный чердак и сырой подвал дома;
не располагать шкафы с вещами вблизи водопроводных труб или дождевых стояков;
не складывайте ничего в неотапливаемых гаражах и навесах.

Шаг 5: Семейный архив — поделитесь документами и вещами с другими членами семьи

Поскольку вы не хотите, чтобы ваш поистине титанический труд пришлось повторять вновь вам или вашим близким, сделайте две важные вещи:

сфотографируйте большинство объектов хранения и поделитесь фотографиями с другими членами семьи;
создайте в компьютере общую базу всех предметов. Для этого подойдут стандартные программы Excel, Access, и другие.

Save

Составление семейного архива - увлекателное и очень ответственное занятие. Ведь нужно учесть много нюансов и деталей, собрать рассказы ближайших родственников, сделать подборку фото, старых архивных писем и т.д. И, конечно же, нужно продумать, где и как вы будете хранить всю эту коллекцию.

Как хранить семейный архив

Семейный архив можно хранить в специальном чемодане. Лучше, если он будет кожаным, а не тряпичным. Так сохранность документов будет более надежной. Ведь ткань пропускает влагу, а значит, уникальные письма, документы и фото могут пострадать от влаги.

Для удобства хранения разделите его на ячейки, каждая из которых предназначена для той или иной категории документов. Так будет удобнее искать ту или иную бумагу или фото при необходимости.

Как вариант, если позволяют площади и количество разных помещений, можно хранить семейный архив в специальном комоде или секретере с отделениями. В нем сохранность ценных исторических документов будет максимальной.

Вы можете самостоятельно сделать ящик для хранения семейного архива. В этом вам поможет такое современное направление в рукоделии, как скрапбукинг. Ему легко можно научиться по видеокурсам в интернете. Результат же будет довольно оригинальным. Вы можете украсить коробку с семейным архивом копиями документов и фото из него. В результате вы получите тематическую емкость для хранения.

В некоторых случаях семейных архив хранят в папке. Например, если он еще не очень большой. И в этом случае можно добавить творчества и разукрасить папку, а не оставлять ее стандартной и обычной. Для удобство поиска можно разделить папку на секции. В этом случае при необходимости вам будет легко найти все интересующие вас документы.

Если в качестве семейного архива вы хотите использовать только генеалогическое древо, можете сшить его в стиле пэчворк. На большом отрезе ткани создайте самое настоящее дерево и разместите на нем свои фото и снимки членов вашей семьи. Такое дерево станет чудесным украшением гостиной, и все сразу будут иметь представление о том, насколько большая и дружная у вас семья.

Современные технологии придут вам на помощь. Хранение семейного архива можно доверить сети интернет. Есть много специальных сайтов, куда можно загружать историю своей семьи, также можно для этих целей применять специальные облачные хранилища. Правда, в том случае, если вы выбираете интернет в качестве места хранения вашего семейного архива, не забывайте о резервном копировании данных.

Что стоит учитывать при сборе и подготовке семейного архива

Собирая старые документы, которые были составлены более 100 лет назад, кладите их в специальные файлы. Для упорядочивания архива составляйте опись всех документов и фото, какие у вас есть. Это позволит вам проще ориентироваться во всем многообразии документов.

Все рассказы, которые вы собрали у своих родных, обязательно перепечатайте и сохраните. Ведь это максимально надежный способ узнать историю собственного рода.

«Домашний архив» — пользовательское приложение на базе FileMaker Pro, позволяющее организовывать материалы домашнего (личного, семейного, родового) архива в электронной форме, сортировать их, осуществлять поиск, распечатывать материалы, списки и карточки материалов домашнего архива.

У всех, кто трепетно относится к своей семейной истории и хочет сохранить для потомков свой домашний архив, рано или поздно возникает задача организации электронной версии такого архива. Причём организовать нужно так, чтобы удобно было сортировать материалы архива, оперативно искать, обмениваться материалами и, конечно, чтоб большая часть потребностей осуществлялась автоматически, а от пользователя требовалось бы только внести материал в базу данных. Существующее программное обеспечение, также как и возможности, предоставляемые операционными системами и офисными приложениями (нпр. папки, умные папки, ключевые слова, теги, таблицы Excel) не всегда полностью удовлетворяют потребности пользователей и зачастую их использование связано с определенными трудностями и неудобствами (нпр. структурирование материалов по лицам, к которым они относятся, и их размещение в соответствующих папках неизбежно приводит к дублированию файлов). Особенно при большом количестве материалов семейной истории.

Решить такую задачу и устранить возникающие проблемы призвано приложение «Домашний архив». Документы, рукописи, печатные издания, коллекции, медиаконтент, фотографии, рисунки, схемы, карты и проч. — электронные копии всего, что нашло свое место в домашнем архиве, может быть учтено, организовано и систематизировано в данном приложении.

Посмотрим на базовую стартовую страницу приложения (рис. 1)

Рис. 1. Базовая стартовая страница приложения «Домашний архив» в классическом стиле

При первом открытии приложении целесообразно обратиться к настройкам (см. рис. 2), позволяющим:

Дать название домашнему архиву.
Загрузить в приложение логотип (эмблему, родовой герб, вензель). Название и логотип после их введения отображаются на стартовой странице и в печатных формах перечней и карточек материалов.
Отключить отображение того или иного модуля (если какие то материалы отсутствуют в домашнем архиве, нет желания их систематизировать в рамках данного приложения или отсутствует необходимость в их систематизации по какому-либо критерию).
Выбрать стиль оформления приложения («Классический» или «Древний Египет»).

Рис. 2. Стартовая страница приложения «Домашний архив» с отображением окна настроек, названия архива, логотипа и пользовательским набором модулей.

Условно приложение состоит их двух групп модулей.

Первая группа, включающая модули «Документы», «Рукописи», «Книги», «Периодика», «Воспоминания», «Фильмы», «Аудио», «Изображения» и «Коллекции», используется собственно для учёта и организации данных видов материалов путем заполнения карточек материалов, размещения электронных копий материалов, установлению взаимосвязей между материалами, печати списков и карточек материалов.

Вторая группа, включающая модули «Лица», «Места», «Организации», «Подборки», «Источники» и «Архивы», на основе данных, внесенных в поля модулей первой группы, структурирует материал по одноименным критериям.

Организация материалов в модулях первой группы может быть следующей:

Наименование модуля	Примерные материалы
Документы	Документы в традиционном понимании, идентифицируемые по виду, дате, месту выдачи: свидетельства, удостоверения, справки, выписки, договоры, доверенности и проч.
Рукописи	Письма, записные книжки, отдельные записи, конспекты, неопубликованные сочинения, статьи, вырезки и проч.
Книги	Собственно книги в любой форме (бумажные, цифровые)
Периодика	Газеты, журналы, ежегодники, календари, справочники и проч.
Воспоминания	Заметки и наброски лица, ведущего домашний архив, в описательной форме, касающиеся семейной истории (в дальнейшем по мере накопления материала они могут быть перенесены в модуль «Рукописи», или «Книги»)
Видео	Видеоконтент на любых носителях (плёнки, кассеты, диски, файлы и др.), в т.ч. коллекции фильмов, семейные видеозаписи
Аудио	Аудиоконтент на любых носителях (пластинки, кассеты, диски, файлы и др.), в т.ч. коллекции музыки, семейные аудиозаписи
Изображения	Фотографии, рисунки, карты, планы, схемы, открытки и проч.
Коллекции	Любой материал, составляющий коллекцию: марки, фигурки, монеты, оружие, картины и проч.

Вышеуказанное практически полностью покрывает все возможные материалы, хранящиеся в домашнем архиве. При возникновении трудностей в размещении материала в том или ином модуле (нпр. при несовпадении идентифицирующих признаков) может быть использован универсальный модуль «Коллекции».

Большинство модулей предлагают две формы отображения: перечень материалов и карточку материала. Для модулей «Периодика» и «Коллекции» используются три формы: обобщённый перечень периодических изданий (коллекций), карточку периодического издания (коллекции) и карточку отдельных выпусков издания (предметов коллекции).

При переходе к модулю со стартовой страницы отображается перечень содержащихся в модуле материалов, с указанием на их основные идентифицирующие признаки, с возможностями сортировки по ним, печати списка, настройками отображения списка, а также добавления/удаления материала (см. образец на рис. 3).

Рассмотрим возможности приложения на примере модуля «Документы» (другие модули работают аналогичным образом, различия заключаются в наборе идентифицирующих материал признаков (полей)).

Рис. 3. Страница приложения «Домашний архив» с перечнем содержимого модуля «Документы»

Из страницы перечня осуществляется переход к карточке материала, содержащей поля для заполнения идентифицирующих данных, загрузке электронной версии материала (см. рис. 4). Имеются возможности сортировки материалов по полям и печати карточки материала. Карточка материала может быть настроена применительно к конкретным требованиям пользователя (имеется опция отключения отображения отдельных полей) (см. рис. 5)

Рис. 4. Форма карточки документа для заполнения

Рис. 5. Карточка документа с открытым меню настроек и пользовательским набором полей

Особый интерес представляют поля «Источник комплектования», «Место хранения оригинала», «Лица» и «Подборки». Они предназначены для систематизации материалов по данным критериям и соответствуют модулям «Источники», «Архивы», «Лица» и «Подборки».

Поле «Источник комплектования» используется для учета лиц (родственников, организаций, архивов, сайтов и проч.), от которых материал получен, например в случаях если домашний архив пополняется материалами, относящимися к семье, полученными от других лиц.

Для случаев, если пользователь ведет поиски материалов семейной истории в государственных или ведомственных архивах, получая оттуда копии документов, это возможно зафиксировать привязкой материала к такому архиву в поле «Место хранения оригинала» и сопутствующих ему полям «Фонд», «Опись», «Дело» и «Единица хранения».

Одновременное использование полей «Источник комплектования» и «Место хранения оригинала» актуально, если поиск в архивах ведется пользователем с привлечением организаций, специализирующихся на генеалогических исследования и работе с архивами. В этом случае в поле «Источник комплектования» целесообразно указать эту организацию, а в поле «Место хранения оригинала» наименование архива.

Такие взаимосвязи могут существенно облегчить работу пользователя при определении дальнейших перспектив поиска новых материалов.

Материал можно также привязать к лицам и организациям, к которым он относится (нпр. в свидетельстве о рождении указаны сведения о рожденном человеке и его родителях, трудовая книжка содержит информацию о работе члена семьи на каком-то заводе — приложение позволяет учесть эти сведения и обобщенно их увидеть в модулях «Лица» и «Организации»).

Аналогичным образом приложение позволяет сгруппировать разного вида материалы в подборку по любой заданной пользователем теме (поле «Подборки» в карточке и одноимённый модуль). Например, в домашнем архиве имеются документы, отражающие боевой путь члена семьи в Великой Отечественной войне, военная переписка, фильмы и книги о войне, звукозаписи участников. После заполнения поля «Подборки» темой «Великая Отечественная война» в карточках каждого из материалов в модуле «Подборки» наглядно отобразятся все материалы, относящиеся к теме (см. рис. 6).

Рис. 6. Карточки подборки «Великая Отечественная война»

Как видно, в модуле «Подборки» собраны все материалы архива по определенной пользователем теме. Перечни снабжены гиперссылками: щелчок мыши на материале из перечня открывает карточку материала.

Аналогичным образом работают иные модули второй условной группы. Дубликаты материалов при этом не создаются: переход по любым ссылкам осуществляется именно к первоначально введенным данным и электронной копии материала.

Упрощенно работа с приложением сводится к следующему: заполнение карточки материала, привязка его к источникам комплектования, архивам, лицам, организациям и подборкам (при необходимости. Если её нет, то отсутствие любой привязки никак не повлияет на работу приложения), структурированный просмотр и/или иное использование материалов в соответствии с потребностями пользователя.

Таким образом, приложение «Домашний архив» представляет собой удобный инструмент для тех, кто начинает или продолжает работать с домашним архивом, изучает по нему семейную историю и хочет сохранить его для потомков.

Приложение «Домашний архив» разработано на основе изучения опыта систематизации домашних архивов нескольких десятков их владельцев и лиц, ведущих генеалогические поиски. Как показало исследование ситуация не очень удовлетворительная: используемые системы не отвечают потребностям пользователей, что негативно сказывается на полноте исследования семейных историй, приводит к потере важной информации и невозможности делится ею с другими. Ликвидировать пробел в наличии достойного программного обеспечения для ведения домашних архивов призвано приложение «Домашний архив».

В настоящее время приложение проходит тестирование у разработчика на базе его родового архива, насчитывающего в настоящий момент несколько тысяч единиц хранения и постоянно пополняющегося. После окончания тестирования разработчиком приложение будет предложено для приобретения заинтересованным лицам.

По вопросам о подробностях работы приложения и предложений по фукнционалу приложения обращаться к разработчику: Овсянников Юрий Захарович,