Описание СЭД Босс-Референт

Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.

Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.

Использование системы:

Позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;

Помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;

Организует эффективное управление проектами;

Улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.

При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.

СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:

Создание единого информационного поля в организациях с широкой филиальной структурой;

Быстрое внедрение с адаптацией под требования организации с подключением к решению этих вопросов специалистов заказчика;

Удобный и доступный интерфейс позволяет персоналу организации без напряжения в короткие сроки освоить работу в системе;

Эффективная работа пользователей осуществляется через клиента Lotus и web;

Надежная работа системы, сопровождение и администрирование во всех филиалах из единого центра в режиме 24/7;

Сокращение трафика при работе в распределенной среде;

Широкие возможности для роста системы по количеству пользователей, типов документов, площадок;

Высокий уровень защиты информации;

Богатый и успешный внедренческий опыт, профессионализм разработчиков;

Привлекательная и доступная цена при высоком качестве работы системы.

Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.

В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.

Систему электронного документооборота, построенную на основе системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев.

Система БОСС-Референт состоит из следующих модулей:

«Железо» сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.

Рисунок 1 - Слои системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт

Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все «железо».

Lotus Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.

БОСС-Референт - прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.

Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п.

В состав БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных подсистем, предназначенных для создания системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.

Рисунок 2 - Структура электронного документооборота «БОСС-Референт»

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.

Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.

Главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач, объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят работника в покое, пока не будут выполнены.

Рисунок 3 - Главный экран программы

Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов.

Рисунок 4 - Экран поручений

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:

Организовать эффективную работу с договорами;

Сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

Автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

Обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

Повысить эффективность работы с заявками;

Наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.

Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:

Повышение качества оказания государственных услуг;

Улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;

Повышение прозрачности и открытости деятельности;

Снижение расходов на обеспечение работы органов власти;

Создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.

Преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт

Преимущества для коммерческих компаний:

Повышение управляемости;

Оперативное реагирование на изменения;

Увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:

Преимущества:

Быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;

Легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;

Возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;

Широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;

Возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;

Снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;

Обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;

Простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;

Обеспечение высокой степени безопасности данных;

Одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;

Эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.

Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.

"БОСС-Референт" -- система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, созданная в 1996 году, в качестве дочернего предприятия крупного системного интегратора компании АйТи. В настоящее время "БОСС-Референт" является лидирующей СЭД на российском рынке.

"БОСС-Референт" используют многие органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, как крупные холдинги с большим количеством филиалов, так и малые организации.

Использование СЭД "Босс-референт" помогает в решении следующих задач управления:

1) организация эффективной работы с договорами;
2) создать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
3) автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
4) обеспечить надежный контроль исполнения руководительских поручений;
5) повысить эффективность работы с заявками и обращениями;
6) реализовать проектный документооборот и возможность более сплоченной коллективной работы;
7) наладить управление документами в рамках системы высокого качества менеджмента.

Так же данная система включает в себя функциональные возможности, позволяющие реализовать:

- поддержку процессов согласования задач:
- контроль исполнения поручений руководства:
- работу с входящей и исходящей документацией.

СЭД "БОСС-Референт" обладает рядом уникальных преимуществ, как коммерческих, так и технологических, способных обеспечивать лидерство данной системы на российском рынке решений для управления документами. Отвечая потребностям крупных и небольших организаций любых отраслей, система позволяет органам государственной власти создавать комплексные информационные системы.

Преимущества системы БОСС-Референт

1) Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
2) Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
3) Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
4) Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
5) Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
6) Простота освоения пользователями.
7) Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.
8) Удобный интерфейс.

Основные функции СЭД "Босс-референт":

1) Документационное обеспечение принятия решений:
2) Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.
3) Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
4) Подстрока регламентов в ходе их использования "на лету".
5) Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
6) Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
7) Работа с версиями и редакциями документов.
8) Обработка входящих и исходящих документов:
9) Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов "по вопросу".
10) Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
11) Поддержка сложных регистрационных номеров.

Обеспечение работы нескольких канцелярий.

12) Контроль исполнительской дисциплины
13) Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям и мн.др.

СЭД ориентирована на потребности той части коммерческих и государственных организаций, которые выбирают СЭД, прежде всего, для введения и поддержки регламентов, обеспечивающих быстрое принятие решений и контроль их выполнения.

Руководители таких организаций рассматривают внедрение СЭД как необходимое условие: а) повышения управляемости организаций, б) поддержания целостности организации в условиях роста и расширения бизнеса, в) придания организациям способности к быстрым изменениям в ответ на внешние требования и для решения внутренних задач развития.

Результаты проекта

В ходе проектов по внедрению СЭД БОСС-Референт решаются следующие основные задачи:

Анализ и уточнение регламентов документооборота, принятых в организации. В случае отсутствия регламентов выполняется их разработка.
Реализация в СЭД утвержденных регламентов делопроизводства и документооборота.
Автоматизация работы с корреспонденцией.
Разработка и реализация процедур контроля исполнительской дисциплины.
Обучение конечных пользователей работе в СЭД согласно регламентам.
Обучение специалистов заказчика настройке, адаптации и разработке регламентов электронного документооборота.

В результате внедрения СЭД БОСС-Референт организации, как управленческие структуры, получают возможность стать существенно более контролируемыми, адаптивными и, следовательно, более конкурентоспособными.

Акцент на управление

СЭД БОСС-Референт, имеющая большую историю использования в государственных структурах, включает развитые функциональные возможности по работе с корреспонденцией и поручениями. Поэтому при разработке новой, третьей, версии акцент был сделан на автоматизацию процедур принятия решений по документам.

Эти усилия были реализованы в двух новых модулях системы: «Настройка принятия решений» и «Принятие решений», использующих механизмы workflow. Первый из них позволяет быстро создавать и модифицировать электронные регламенты работы с документами, второй – обеспечивает работу по ним конечных пользователей.

Новые модули СЭД БОСС-Референт охватывают три процесса работы с документами:

подготовку документа (создание и согласование), т. е. подготовку решения, которое фиксируется в документе;
собственно принятие решения по документу (подписание, утверждение).
исполнение решения, содержащего в документе (регистрация документа, отправка адресату, формирование поручений, ознакомление, рассылка).

Такой подход гарантирует возможность отслеживать исполнительскую дисциплину организации на всех этапах принятия и реализации управленческих решений, в том числе в территориально-распределенных структурах.

Настраиваемое решение и конструктор

СЭД БОСС-Референт v.3 представляет собой сочетание готового настраиваемого решения и конструктора, позволяющего в ходе проекта автоматизировать процедуры документооборота, присущие только данному заказчику.

Настраиваемое ядро СЭД БОСС-Референт образуют входящие в базовую поставку системы типовые электронные регламенты документооборота общих управленческих документов: договоров, служебных записок, заявок, писем и организационно-распорядительных документов.
Адаптация системы для учета специфики заказчика состоит в конструировании типовых регламентов документооборота для специализированных документов из готовых блоков системы – этапов прохождения документов (подготовка, согласование, регистрация и т.д.), блоков согласования (параллельное, последовательнее, с переходами по условиям) и карточек документов. Конструирование выполняется средствами продуктов IBM – Lotus Domino Designer и Lotus Workflow Architect.

Модифицировать встроенные регламенты документооборота и создавать новые специализированные регламенты могут специалисты заказчика (при наличии необходимой квалификации) или – в рамках заказной разработки – сотрудники компании Аплана и ее сертифицированных партнеров.

3 Функциональный модуль «Канцелярия» Полный цикл работы с входящей и исходящей корреспонденцией: Использование шаблонов карточек документов Регистрация корреспонденции Направление документов на рассмотрение, внесение резолюций Формирование листов ознакомления Мониторинг местонахождения бумажного оригинала документа Исполнение, ознакомление, отправка «в дело» Сканирование документов и обработка документов, полученных по и с факс-сервера Резервирование номеров для исходящих документов Поддержка централизованной, децентрализованной и смешанной форм документооборота

4 Создание РК входящего документа завести нового контрагента из карточки документа проверить документ на повторность регистрации указать журнал регистрации для данного вида документов указать срок исполнения и входящую резолюцию 1) распечатать наклейку или карточку мо штрих кодом 2) прикрепить отсканированный образ документа: с локального диска со сканера (обычного или сканировать со штрих-кодом)

5 Регистрация Поддержка сложных регистрационных номеров. Настройка шаблонов нумераторов для всех видов документов. Возможность использования нескольких форматов для одного счетчика. На документ проставляется регистрационный штамп, номер, наклеивается штрих-код. Возможно использование упрощенной РК – экспедиция.

6 Рассмотрение Возможность рассмотрения документа нескольким сотрудникам. Возможность использования типовых маршрутов для входящих документов. Возможность создания проектов резолюций и использования шаблонов резолюций поставить документ на контроль, указав тип контроля выбрать контролера или контролирующее подразделение добавить пункт резолюции вручную или из шаблона посмотреть/изменить ранее созданный проект резолюции

7 Пункт резолюции Указываются ответственный исполнитель и соисполнители, предмет, срок, контролирующее лицо. По контрольным пунктам резолюции создаются поручения, по неконтрольным – документ отправляется на ознакомление. зафиксировать передачу оригинала создать поручение с периодическим контролем

8 Поручения Исполнитель получает уведомление о поступлении поручения на исполнение. Автор и контролер поручения могут: корректировать срок исполнения поменять исполнителей отменить поручения Автор, контролер, исполнители получают уведомления о нарушении сроков исполнения.

9 Исполнение поручений Исполнитель поручения может: создать новое поручение на основании своего поручения (цепочку поручений) при необходимости, ввести отчет об исполнении за соисполнителей создав новый документ взяв отчет из поручения соисполнителя или дочернего поручения разместив вложение ссылку на ранее подготовленный документ просто комментарий по исполнению разместить отчет об исполнении поручения

10 Контроль исполнения Автор и контролер поручения могут утвердить поручение или вернуть на доработку. Контроль исполнительской дисциплины: отчеты по исполнительской дисциплине (генератор отчетов ReportsMan). поручение исполнено поручение просрочено поручение на исполнении контролер может утвердить поручение непосредственно в карточке документа

12 Подготовка исходящего 1.Заполнить поля карточки обязательные поля помечаются значком часть полей может быть заполнена по умолчанию значение вводится непосредственно в поле возможно заполнение полей РК без использования «мыши» регистрационные данные могут быть изменены на этапе регистрации

13 Подготовка исходящего 2.Разместить документ ввести текст в поле «Содержательная часть» добавить вложение с локального диска из БД Шаблоны со сканера Вложение может быть прикреплено заранее к шаблону карточки. Размер вложения может быть ограничен администратором системы.

15 Подготовка исходящего 3.Сформировать маршрут изменив существующий маршрут Маршрут может быть задан: 1) «жестко» - нельзя менять согласующих и порядок согласования 2) «гибко» - можно удалять и добавлять согласующих 3) можно добавлять новых, но нельзя удалять заданных по умолчанию. Параметры настраиваются для каждого этапа согласования.

21 Согласование документа Дополнительное согласование и Делегирование Доп. согласование – дополнительная ветка согласования. В документе проставляется виза основного согласующего не зависимо от решений доп. согласующих. Делегирование – в документе проставляется виза сотрудника, которому делегировали согласование.

28 Модуль «Обращения граждан» Полный цикл обработки устных и письменных обращений: Регистрация обращения Рассмотрение Формирование резолюций, исполнение Подготовка с согласование ответа на обращение Формирование связанных запросов во внешние организации Регистрация ответов на запросы от внешних организаций

30 Авторы обращений Работа с авторами обращений: Возможность подключения справочника «Классификатор адресов России» (КЛАДР) Полная информация о авторе: ФИО, адрес, место работы, социальное положение, льготный состав и проч. СЭД БОСС-Референт прошла сертификацию ФСТЭК, необходимую для аттестации по классу защиты персональных данных по уровням 2-4.

31 Поддержка процессов принятия решений Типы документов, обрабатываемых в процессе принятия решений: В системе БОСС-Референт автоматизирована документационная составляющая процесса принятия решений. Заявка ОРД Служебная записка Договор Проект исходящего документа Бизнес-процессы в модуле «Принятие решений» реализуются с помощью типовых процессов принятия решений.

32 Функциональный модуль «Принятие решений» В БД Принятие решений осуществляется: Формирование маршрута движения документа Изменение маршрута «на лету» Контроль движения документов Регистрация документов (в том числе автоматическая регистрация) Резервирование номеров для договоров, ОРД и проектов исходящих документов Поддержка работы с листами согласования, ознакомления и рассылки Формирование поручений по документам и контроль их исполнения 37 Сервис уведомлений О всех системных событиях, а также о действиях, которые необходимо выполнить в системе, пользователь информируется посредством уведомлений, которые поступают: Уведомления делятся на: Задачи Информационные сообщения в БД Кабинет (отображаются в Ежедневнике на стартовой странице) в почтовый ящик Lotus Notes или другой почтовой системы

Система электронного документооборота Босс-Референт создана в 1996 году и до сих пор удерживает лидирующие позиции на российском рынке приложений класса ECM. СЭД БОСС-Референт автоматизирует документооборот компании и оптимизирует делопроизводство. Эта система подходит для автоматизации документооборота государственных структур и частных крупных компаний, холдингов, средних предприятий.

На базе БОСС-Референт работает электронный документооборот в Федеральной налоговой службе РФ (более 130 тыс. пользователей), в МТС к системе подключено более 25 тыс. сотрудников.

Использование системы:

позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;
помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;
организует эффективное управление проектами;
улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.

СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно: